MANAJEMEN KOPERASI
Pengertian Manajemen Koperasi
Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi
setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen adalah mencapai
tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain
itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu
fungsi perencanaan, fungsi perngorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi
pengawasan. Dengan demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasi akan
sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut.
Hal yang sama berlaku pula pada koperasi.
Hanya dengan melaksanakn fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah koperasi akan
dapat mencapai tujuan mulianya secara efektif.
Lembaga koperasi sejak awal diperkenalkan
baik di negara-negara Eropa Barat sebagai tempat kelahirannya maupun di
Indonesia sudah diarahkan untuk mampu mengatasi masalah sosial ekonomi
masyarakat golongan ekonomi lemah yang kurang beruntung dalam sistem ekonomi
pasar liberal kapitalistik. Oleh banyak kalangan, Lembaga koperasi diyakini
sangat sesuai dengan budaya dan tata kehidupan bangsa Indonesia dengan
nilai-nilai saling kerja sama (gotong royong), menolong diri sendiri,
solidaritas, kejujuran, keterbukaan,mengutamakan kebersamaan dan keadilan serta
beberapa esensi moral positif lainnya.
Koperasi memang cocok untuk masyarakat
Indonesia, dan sudah ada di dalam masyarakat kita jauh sebelum Indonesia
merdeka. Pada dasarnya bangsa Indonesia suka bekerja sama dan saling
tolong-menolong. Koperasi yang pertama tumbuh subur di Indonesia adalah
koperasi sosial yang dalam kegiatannya lebih mengutamakan kegiatan yang
bersifat sosial tanpa memperhitungkan segi keuntungan dalam arti ekonomi.
Koperasi semacam ini dapat tumbuh subur dengan landasan rasa solidaritas dari
anggotanya.
Dengan bermodalkan rasa solidaritas yang
tinggi dari para anggotanya saja, belumlah cukup untuk membina koperasi jenis
yang kedua yaitu koperasi ekonomi yang bergerak di bidang ekonomi. Supaya
koperasi ekonomi bertahan hidup dan seterusnya berkembang, diperlukan
individualitas (kepercayaan pada diri sendiri) dari para anggotanya. Sebab
hanya anggota yang percaya akan kemampuannya sendiri yang dapat
bertindak/bekerja untuk memajukan koperasi dan setia kepada koperasi yang
diikutinya. Selain itu, walaupun koperasi adalah organisasi yang tidak
mengutamakan keuntungan yang sebesar-besarnya tetapi cara kerjanya tidak boleh
meninggalkan prinsip-prinsip ekonomi, supaya dapat berkembang dengan layak.
Apabila kegiatan usaha koperasi semakin luas
maka masalah yang dihadapi semakin kompleks, sehingga penanganannya tidak boleh
dikerjakan secara amatiran tetapi harus secara profesional. Dalam keadaan
seperti itu, apabila anggota koperasi tidak ada yang mampu dan cocok untuk
menangani usaha koperasi tersebut tidak ada salahnya, bahkan dianjurkan untuk
mengambil orang atau sekelompok orang di luar anggota koperasi yang benar-benar
profesional untuk menangani usaha koperasi. Hanya saja perlu diingat bahwa
tanggung jawab atas pekerjaan tersebut tetap berada di tangan pengurus.
Sehingga pengurus harus benar-benar melaksanakan pengawasan secara ketat agar
tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Pengurus harus bertindak dengan baik
dan jujur agar dapat mengawasi kerja karyawannya, sebab hanya orang yang
berbuat baik dan jujur saja yang dapat memperbaiki tindakan orang lain yang
kurang baik.
Pola Manajemen Koperasi Indonesia
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain
membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan
efisien.
Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan
manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat
anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci
sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar,
membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas.
Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan
Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.
Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan
luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau
karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar
koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh
pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah
ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan
membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen.
Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus
dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi
memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama
saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan
penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang
bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang
fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang
berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya
diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi
untuk dicapai.
Perencanaan
dalam Koperasi :
Organisasi koperasi sama dengan organisasi
yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir
seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat
penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan
akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik,
dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan
organisasi, mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan
kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik
buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih
Tipe
rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada
jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian
dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk
merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi
tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan
organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian
akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting
seperti:
1.
Pembagian kerja,
2.
Departementasi,
3.
Bagan organisasi,
4.
Rantai perintah dan kesatuan perintah,
5.
Tingkat hierarki manajemen, dan
6.
Saluran komunikasi dan sebagainya
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai
pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus
diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam
dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan
paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari
anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang
perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang
terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya
dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut
membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur
organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi
harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari
produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun
masing-masing mempunyai kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang
sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu
organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang
berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan
perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi
kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan
perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh
potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya
manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik,
pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus
pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu
pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
- Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam
koperasi,
- Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
- Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang
baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat
meningkatkan prestasinya,
- Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat
pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun
laporan kepada pengurus secara teratur,
- Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha sistematik
untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses
pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan
standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah
ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil
tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan
dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah
ditetapkan.
Ada beberapa alasan yang dapat diberikan
mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik.
Alasan-alasan tersebut antara lain :
- Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi
perubahan lingkungan,
- Perusahaan yang besar akan lebih mudah
dikendalikan,
- Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh
anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawasan,
dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent
controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Secara garis besar pengawasan dapat dibagi
menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan
kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga
performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan.
Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya
digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara
yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain:
dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis
rasio dan sebagainya.
Kita dapat melihatnya dalam program
keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul 4 (empat)
macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
1. Pola Dagang
Keterkaitan
merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
2. Pola Vendor
Kerjasama
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak
angkat.
3. Pola Subkontrak
Kerjasama
dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian
dalam sistem produksi bapak angkat.
4.
Pola
Pembinaan
Pola
ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi
produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Sumber
:
